Výživový poradce a osobní trenér

Fitwithdom je dynamicky rostoucí fitness projekt, který se specializuje na osobní tréninky a tvorbu individuálních jídelníčků na míru. S rostoucím zájmem o jeho služby však narůstala i administrativní zátěž, která odváděla pozornost od hlavní činnosti – péče o klienty. Klient hledal efektivní řešení pro automatizaci administrativních procesů, aby se mohl soustředit na to, co ho baví a naplňuje. Klíčovým požadavkem bylo zavedení vhodného CRM systému pro řízení byznysu a jeho napojení na další aplikace, které klient využívá.

Hlavním problémem bylo zahlcení administrativou kvůli rostoucímu počtu klientů. Tento stav vedl k neefektivnímu využití času a potenciálnímu snížení kvality služeb. Mezi hlavní výzvy patřily:

• Fakturace – manuální správa faktur byla časově náročná a nepřehledná.

• Odesílání jídelníčků – klienti potřebovali pravidelné aktualizace, což znamenalo opakovanou administrativní práci.

• Onboarding nových klientů – zpracování vstupních informací vyžadovalo manuální zadávání a kontrolu.

Společně s Fitwithdomem jsme implementovali automatizační procesy, které významně snížily administrativní zátěž:

Automatizovaná fakturace – napojení na aplikaci iDoklad, později převedeno na Fakturoid, umožnilo automatické vystavování faktur a přehledné sledování vyfakturovaných úkonů. Samozřejmostí je kontrola čistoty databází v obou aplikacích, takže se při přenášení dat vždy kontroluje, zda daná osoba či firma již není vytvořena v druhé aplikaci.

Digitalizace správy jídelníčků – systém nyní automaticky vytváří složky na Google Disku pro každého klienta a každý týden generuje informační e-mail s novým jídelníčkem.

Efektivnější onboarding – vstupní formulář byl propojen s databází, což umožnilo rychlejší zpracování nových klientů. I přes relativně pokročilý formulář nyní klient nemusí nic manuálně zapisovat do CRM a stačí vyplnění formuláře.

Personalizovaná péče o klienty – vytvořena automatizace, která každý kontroluje zda klienti FitWithDom mají narozeniny či svátek. Pokud ano je odeslán personifikován email bez nutnosti lidského zásahu.

Zautomatizování práce v CRM – díky optimalizaci pracovních postupů se Fitwithdom mohl více soustředit na samotný tréninkový proces a rozvoj svého podnikání. Na základě pracovních postupů, které klient vysledoval, jsme vytvořili několik automatizačních scénářů, které bez nutnosti lidské vstupu přesouvají a aktualizují data v CRM.

• Propojení s fakturačním systém zjednodušilo fakturaci a přenesení dat ze CRM systému i do něj.

• I přes existence mnoha automatizací klient stále může ručně zasáhnout do procesu a upravit v případě potřeby a náhlé změny u svých zákazníků.

• Propojení CRM se všemi aplikacemi, se kterými klient pracuje, vedlo k tomu, že svoji administrativní práci řeší pouze v CRM a nemusí navštěvovat jiné aplikace, které jsou řízeny vstupy ze CRM.