Propojení Pipedrive a SharePoint: kurzy na klik díky obousměrné synchronizaci dat

Obchodník změní stav kurzu v Pipedrive. O pár vteřin později to ví i SharePoint. Administrátor přesune termín školení na SharePointu – a Pipedrive se aktualizuje sám. Bez kopírování, bez druhého zápisu, bez „kdo to naposledy upravoval a kde je pravda“.

Přesně tohle řešila školicí firma, která nás oslovila. Jako spousta menších a středních firem bez vlastního IT oddělení evidovala termíny a detaily kurzů v SharePointu, zatímco prodejní tým žil v Pipedrive. Na papíře žádný problém – v praxi ale každá změna stavu obchodního případu znamenala ruční přepis do druhého systému. Výsledek: rozjeté termíny, jiná kapacita kurzu podle toho, kdo se zrovna díval, zbytečná administrativa navíc a obchodníci, kteří klientům slibovali místa, jež už dávno nebyla volná.

V Make.com jsme postavili obousměrné propojení mezi oběma systémy – napojení, které funguje na pozadí a nezasahuje do zaběhlých pracovních návyků obchodního ani provozního týmu:

1. Pipedrive → SharePoint – jakmile se obchodní případ posune do fáze „Plánovaný kurz“, scénář automaticky založí nebo aktualizuje odpovídající záznam na SharePointu se všemi relevantními poli (termín, kapacita, lokace, lektor).
2. SharePoint → Pipedrive – když administrátor změní datum, místo nebo kapacitu kurzu přímo na SharePointu, scénář změnu okamžitě zachytí a propíše zpět do Pipedrive.

Klíč k tomu, aby si systémy nepletly záznamy, je jednotné ID přenášené mezi oběma platformami – díky němu si scénáře vždy najdou přesně ten správný řádek a nic se nezdvojí ani neztratí.

Jaké technologie jsme použili?

• SharePoint je firemní platforma od Microsoftu pro sdílení dokumentů, správu obsahu a interní webové aplikace – typicky slouží jako centrální úložiště dat a intranet, součást Microsoft 365. Mezi alternativy patří Google Workspace (Sites a Disk), Confluence od Atlassianu, Notion, Box nebo M-Files.
• Pipedrive je CRM postavené kolem vizuálního obchodního pipeline – obchodníci v něm sledují stav dealů, komunikaci s klienty a další kroky v prodejním procesu. Konkuruje mu například HubSpot CRM, Salesforce Sales Cloud, Zoho CRM, Monday.com CRM nebo Close.
• Make (dříve Integromat) je no-code platforma pro automatizaci a propojování aplikací přes API pomocí vizuálních scénářů – bez nutnosti programovat. Na trhu má konkurenci v podobě Zapieru, n8n, Microsoft Power Automate nebo Workato.

Realizace: týden práce, transparentní rozpočet do 50 000 Kč

Celý projekt integrace jsme zrealizovali přibližně za týden a náklady se od začátku pohybovaly v jasně definovaném rozpočtu do 50 000 Kč bez DPH – žádné skryté položky, žádná překvapení po cestě. U podobných zakázek je nejdůležitější jasně pojmenovat proces, jak uživatelé data zadávají a upravují: pokud automatizace naruší zaběhlé zvyklosti týmu, data se začnou duplikovat nebo naopak ztrácet. Proto jsme před samotným nasazením strávili čas zmapováním reálného chování obou týmů – díky tomu proběhlo spuštění bez chaosu a podle předem odsouhlaseného plánu.

Obchodní i produkční tým se dnes dívají na stejná, aktuální data – v systému, na který jsou zvyklí. Žádné ruční přepisování mezi platformami, výrazně nižší chybovost a rychlejší reakce na jakoukoli změnu termínu kurzu. Majitelce firmy to navíc přineslo to nejcennější: jistotu, že věci běží samy, a víc prostoru věnovat se strategii místo hašení chyb v datech.

Časté otázky k propojení Pipedrive a SharePoint

• Jak dlouho trvá integrace Pipedrive a SharePoint?
  V tomto případě týden od zadání po ostré nasazení. U jednodušších propojení je to obvyklý rozsah – složitější projekty s více systémy nebo scénáři trvají déle.
• Kolik stojí propojení Pipedrive se SharePointem?
  Záleží na počtu polí, scénářů a míře ošetření výjimek. Tento projekt se vešel do 50 000 Kč bez DPH – rozpočet i rozsah domlouváme předem, ať víte, do čeho jdete.
• Nenaruší automatizace naše zaběhlé procesy?
  Naopak – klíčovým krokem je nejdřív zmapovat, jak týmy skutečně pracují, a napojení tomu přizpůsobit, ne obráceně. Proto na začátku každého projektu věnujeme čas analýze reálného chování uživatelů, ne jen technickému zadání.
• Funguje synchronizace dat i s dalšími systémy než SharePoint?
  Ano. Pipedrive přes Make.com běžně propojujeme i s ERP systémy, účetnictvím, e-shopy nebo interními databázemi – princip obousměrné synchronizace a jednotného ID zůstává stejný.

Chcete propojit Pipedrive s dalšími systémy?

Tohle je jeden z několika projektů, kde propojujeme Pipedrive s dalšími firemními systémy. Podívejte se na další realizované integrace nebo nám dejte vědět, co potřebujete propojit vy.