Automatizace distribuce leadů pro marketingovou agenturu

Každá marketingová agentura, která provozuje více kampaní najednou pro různé klienty, zná ten moment: leady přicházejí, ale správný lead ke správnému klientovi musí někdo dostat ručně. Čím více klientů, tím větší chaos. A chaos znamená zpoždění, chyby a nespokojené klienty.

Přesně s tímto problémem přišla za námi marketingová agentura, která spravuje centralizované Facebook kampaně pro desítky klientů najednou. Každý klient má jiná pravidla — jiná lokace, jiný počet leadů, jiný typ produktu. Ruční třídění bylo neudržitelné.

Navrhli jsme plně automatizovaný systém distribuce leadů postavený na Airtable a Supabase, který celý proces řeší bez lidského zásahu — od příchodu leadu z Facebooku až po jeho doručení klientovi.

Každý klient agentury má v systému svou Objednávku — přehledný záznam v Airtable, který definuje pravidla přiřazení: lokaci, typ produktu a požadovaný počet leadů. Jakmile přijde nový lead z Facebooku, systém ho automaticky vyhodnotí a přiřadí ke správné objednávce podle těchto pravidel. Přiřazený lead se okamžitě propíše do Google Sheetu daného klienta.

Zároveň systém hlídá stavy objednávek — automaticky rozpozná, zda je objednávka naplněná nebo vypršela, a udržuje přehled fakturace za každou objednávku. Klient má vždy aktuální přehled o tom, kde jeho kampaň stojí.

Všechny leady jsou ukládány do PostgreSQL databáze v Supabase, kde zůstávají kompletní záznamy. Do Airtable se pak jednou denně propisují pouze agregovaná data — agentura tak šetří náklady na databázi a zároveň má v Airtable přehledný dashboard bez zbytečného datového balastuje. Systém je doplněn o zpětnou synchronizaci: stavy leadů, které klienti aktualizují přímo ve svém Google Sheetu, se automaticky promítnou zpět do databáze. Data jsou vždy konzistentní na obou stranách.

Nástroje, které využíváme:

• Airtable — centrální databáze klientů, objednávek a přehled fakturace
• Supabase (PostgreSQL) — hlavní úložiště všech leadů
• Google Sheets — sdílené rozhraní pro klienty agentury
• Meta Lead Ads — zdroj leadů
• Make.com — automatizace celého procesu distribuce a synchronizace

Agentura získala systém, který distribuuje leady přesně podle nastavených pravidel, bez zpoždění a bez chyb. Každý klient dostává jen to, co mu patří — ve správný čas, na správné místo. Stav objednávek a fakturace je viditelný v reálném čase bez nutnosti cokoliv manuálně kontrolovat. A díky oddělení operativní a analytické vrstvy dat (Supabase vs. Airtable) systém škáluje bez rostoucích nákladů.

Chcete přestat řešit distribuci leadů ručně?

Pokud spravujete kampaně pro více klientů a cítíte, že ruční třídění leadů vás brzdí, pojďme se pobavit o řešení na míru. Systém podobného typu jsme schopni navrhnout a implementovat tak, aby přesně odpovídal vašim pravidlům a procesům. 👉 Kontaktujte nás přes náš formulář — rádi se podíváme na váš konkrétní případ.