Automatizace importu faktur FAPI do OMEGA: Stačí jeden scénář a účetní je bez práce

Pro malé a střední firmy na Slovensku, které využívají fakturační systém FAPI a účetní SW OMEGA, bývá převod fakturace často zádrhelem, zejména kvůli ručnímu převodu dat. Klíčová je zde „automatizace importu faktur FAPI do OMEGA“. Typický postup accountingu vypadá takto: na konci každého měsíce účetní stáhne z FAPI CSV export faktur, pak ručně přepisuje nebo upravuje soubor tak, aby odpovídal obtížnému formátu OMEGA – TAB-separated, s konkrétním kódováním, strukturou řádků (T01, R01, R02), včetně přesného rozčlenění DPH a povinných údajů partnera. Každá chyba znamenala odmítnutí importu nebo neúplně načtená data, kdy se pak účetní musela vracet a celý proces opakovat nebo ručně opravovat.

Největší bolestí bylo:

• nutnost ručně vyhledat a stáhnout výpis z FAPI,
• konverze CSV na TXT v požadované podobě (Windows-1250, CRLF konce),
• doplňování chybějících údajů u partnerů (chybějící DIČ, adresy),
• rozklad DPH do více sazeb i haléřové vyrovnání,
• časté drobné odchylky, kvůli nimž import do OMEGA selhal.

Accountant často hlídal, zda všechny faktury prošly, musel zkontrolovat sazby, partnerský seznam či dokonce opravovat chyby ve zdrojovém exportu. S růstem firmy i počtem faktur nakonec vše začalo stát více času, než mělo. Problém narůstal i s tím, jak se rozšiřovaly požadavky na detailní reporting, kontrolu a připravenost na auditní šetření. Cílem úkolu je proto spolehlivý, automatizovaný import faktur z FAPI do OMEGA, kde už účetní nic ručně nekopíruje ani neupravuje.

Automatizace importu FAPI faktur do OMEGA bez jediné chyby

Postavené řešení je automatizované workflow, které na začátku každého měsíce stáhne všechny faktury z FAPI (přes API), správně je namapuje a převede do přesného TXT formátu požadovaného pro import do OMEGA. Účetní už vůbec nemusí řešit exporty, konverze ani strukturu dat. Vše se děje automaticky a výsledek je uložen na Google Disku v předem dané složce, kam má účetní přístup.

1. Jak probíhá stažení a validace faktur?

Scénář začíná přístupem do FAPI API, kde automatizace stáhne všechny faktury za předchozí měsíc. Ošetřeny jsou edge-cases (storno, dobropisy, různé měny). Každý záznam je rozebrán podle položek, včetně struktur DPH. Pokud některý údaj chybí (například DIČ odběratele), scénář jej přiřadí jako NULL nebo použije defaultní hodnotu podle pravidel pro daný typ plátce.

2. Mapování údajů a příprava struktury OMEGA

Naimportovaná data jsou převedena do TXT ve formátu:

• první řádek T01 (identifikace datového balíčku),
• následuje hlavička R01 s kompletními daty o faktuře (datum, číslo, partner info, částky, sumy DPH),
• řádky R02 představují jednotlivé položky (produkt, cena, sazba DPH atd.),
• všechny řádky jsou TAB-oddělené,
• kódování Windows-1250, konce CRLF.

Scénář automaticky rozloží DPH do více sazeb přímo z položek, dopočte haléřové vyrovnání a označí, pokud jde o import dobropisu nebo storna.

3. Automatizace, monitoring a ošetření chyb

Celý proces běží automatizovaně 1. dne v měsíci. Soubor je vygenerován jen pokud jsou faktury ke stažení, duplicitní generování je ošetřeno verzováním souborů (logování timestamp a ID faktur). Jakýkoli chybějící údaj, nestandardní položka nebo chyba v exportu je zapsána do logu, správci přijde report e-mailem. Výstupní soubor je uložen na Google Disk, kde jej účetní už jen stáhne a nahraje do OMEGA bez dalších úprav.

4. Přínosy a rozšíření

Možnost validace všech povinných polí před importem zajišťuje, že každý doklad odpovídá balíčku OMEGA. Pokud se změní struktura exportu ve FAPI nebo importu v OMEGA, úprava workflow je rychlá a probíhá bez přerušení procesu. Časová náročnost účetnictví klesá, místo rutinní administrativy zbývá více prostoru na kontrolu, reporting, nebo sledování cashflow.

Pro menší účetní firmy nebo podnikatele je zásadní, že není potřeba IT znalostí, neboť odpadá složité mapování a validace. @Make.com jako orchestrátor nabízí spolehlivý monitoring, notifikace chyb, nastavení retry a logování každé akce.

Díky této automatizaci účetní již vůbec nemusí řešit ruční převody dat ani komplikované úpravy formátu. Každý měsíc probíhá import faktur FAPI do OMEGA s jistotou, že data jsou kompletní, validní a naimportovaná bez chyb. Když by přece jen došlo k neobvyklé situaci (např. chybějící údaj), systém ji zapíše do logu a účetní přesně ví, co má zkontrolovat.

Účetnictví je díky tomu přesnější a připravené i na nenadálé změny v legislativě nebo požadavcích státní správy. Systém umožňuje rozšíření na další importy (například z jiných fakturačních nástrojů nebo na další agendy), protože struktura workflow je snadno pochopitelná, škálovatelná a modifikovatelná.

Automatizace šetří čas, snižuje riziko lidské chyby a znamená klid pro vedení firmy i účetní tým. Zároveň je proces pod stálou kontrolou a každý stav je dohledatelný.

Co si z toho můžete odnést

• 📌 Automatizace importu se vyplatí vždy, když ručně přepisujete více než 10 faktur měsíčně
• 📌 Mapování údajů na míru pokryje i nestandardní položky a typy dokladů
• 📌 Monitoring a notifikace chyb snižují riziko, že něco uteče
• 📌 Kvalita dat přímo ovlivňuje finanční řízení a audit firm

Chcete ukončit ruční přepisování faktur mezi FAPI a OMEGA? Ozvěte se nám na https://www.apiwave.cz/kontakt/#kontaktni-formular, rádi vám navrhneme řešení na míru.