Plně automatická kontrola expirace certifikátů v SharePointu šetří desítky hodin administrativy

Sledovat platnost desítek nebo stovek technických certifikátů ručně v Excelu je časovaná bomba – stačí jeden přehlédnutý řádek a firma zjišťuje propadlý průkaz až při revizi nebo kontrole. Ukazujeme, jak jsme tento problém vyřešili pro výrobní firmu pomocí automatizace firemních procesů.

Ruční hlídání termínů, které selže právě ve chvíli, kdy nesmí

Výrobní firma evidovala stovky technických certifikátů zaměstnanců v SharePointu – od svářečských průkazů přes revize jeřábů až po bezpečnostní školení. Datum expirace ale nikdo automaticky nehlídal. HR oddělení si termíny přepisovalo do samostatného Excelu a jednou za čas procházelo řádky ručně.

V praxi to znamenalo dvě věci: pravidelnou administrativu, která zaměstnance zbytečně zdržovala od jiné práce, a riziko, že se propadlý certifikát objeví až při externí revizi – tedy v okamžiku, kdy už jde o reálný compliance problém, ne jen o formalitu.

Navrhli jsme automatizaci v n8n, která běží jako neviditelný strážce nad existujícím SharePoint listem – firma nemusela měnit nástroj, ve kterém certifikáty už evidovala, jen ho propojit s automatizací.

Jak workflow funguje:

1. Denní kontrola – scénář každý den projde celý SharePoint list a porovná datum expirace každého certifikátu s aktuálním datem.
2. Vyhodnocení blížícího se termínu – pokud se expirace blíží v definovaném předstihu, automatizace se spustí.
3. Úkol v Microsoft Planner – vytvoří se konkrétní úkol s termínem, takže odpovědnost za obnovu certifikátu má jasného vlastníka.
4. Notifikace e-mailem – e-mail dostane přímo zaměstnanec i jeho nadřízený, takže o blížícím se termínu vědí obě strany bez nutnosti cokoliv kontrolovat ručně.
5. Vizuální označení v SharePointu – řádek s blížící se expirací se barevně zvýrazní přímo v listu, takže i při běžném pohledu do tabulky je riziko vidět na první pohled.

Celý proces běží na pozadí, bez zásahu člověka – HR oddělení se k datům vrací, jen když potřebuje reagovat na konkrétní upozornění, ne aby kontrolu provádělo samo.

Použité technologie a jak fungují

n8n – motor celé automatizace

n8n je open-source automatizační platforma, která propojuje různé aplikace a systémy pomocí vizuálních workflow – bez nutnosti psát celou integraci od nuly. Funguje na principu uzlů (nodes): každý uzel představuje jednu akci (např. „načti data ze SharePointu“, „porovnej datum“, „vytvoř úkol v Planneru“) a uzly se řetězí za sebou do logického postupu.

V tomto projektu jsme využili tzv. scheduled trigger – spouštěč, který workflow aktivuje automaticky v definovaný čas každý den, bez nutnosti, aby ho někdo ručně spouštěl. n8n je díky své flexibilitě vhodný právě pro firmy, které mají svá data v Microsoft ekosystému (SharePoint, Planner, Outlook) a potřebují je propojit s vlastní logikou, kterou no-code nástroje typu Make.com už nezvládají tak efektivně.

SharePoint (Microsoft Lists) – zdroj dat

SharePoint je firemní platforma od Microsoftu pro sdílení dokumentů a správu strukturovaných dat pomocí tzv. listů (Lists) – v podstatě online tabulek s pevně danou strukturou sloupců, ke kterým má přístup celý tým. Firma v něm měla certifikáty evidované už předtím; automatizace k datům přistupuje přes SharePoint REST API, což je rozhraní, které umožňuje jiným systémům (v tomto případě n8n) číst i zapisovat data v listu, aniž by k tomu bylo potřeba otevírat SharePoint ručně.

Microsoft Planner – správa úkolů a odpovědnosti

Microsoft Planner je nástroj pro plánování a přiřazování úkolů v rámci Microsoft 365. Automatizace do něj přes API zapisuje konkrétní úkol s termínem a přiřazeným řešitelem ve chvíli, kdy se blíží expirace certifikátu – díky tomu má obnova certifikátu jasného vlastníka a termín, ne jen upozornění, které může zapadnout v e-mailu.

E-mailové notifikace – dvojitá pojistka

Souběžně s úkolem v Planneru automatizace odešle e-mail přímo zaměstnanci i jeho nadřízenému. Tím vzniká dvojitá pojistka: úkol v Planneru pro systematickou správu práce a e-mail pro okamžité upozornění i mimo pracovní nástroje.

HR oddělení má nyní jistotu, že žádný certifikát nepropadne bez povšimnutí. Proces běží 24/7, bez souběžně vedeného Excelu a bez ruční kontroly termínů – tým tak ušetří hodiny práce každý týden a firma zůstává trvale v souladu s bezpečnostními a technickými předpisy.

Proč tento přístup dává smysl i pro vaši firmu

Řešení je záměrně postavené nad nástrojem, který firma už používala (SharePoint) – nešlo o nasazení nového systému, jen o propojení dat s automatizací, která je sama vyhodnocuje a upozorňuje. Stejný princip lze použít i pro jiné typy termínů: revize technického vybavení, platnost smluv, expiraci pojištění nebo lékařských prohlídek zaměstnanců.
Podobný princip synchronizace dat se SharePointem jsme řešili i v projektu propojení Pipedrive a SharePointu pro vzdělávací firmu EduGym – tam šlo o rozdělení kurzů na jednotlivé dny, tady o hlídání termínů, princip práce s SharePoint daty je ale obdobný.

Časté otázky

Musíme kvůli automatizaci opustit SharePoint? Ne. Automatizace pracuje nad daty, která už v SharePointu máte – žádná migrace ani nový systém.

Jak dlouho implementace trvá? Hodně záleží na flexibilitě a interních procesech zákazníka. Náš tým to zvládne do týdne práce, ale nejvíce se tento druh zakázky protahuje na komunikaci a schvalování s kontektními osobami a také na přidělování přístupů.

Kolik to stojí? Pohybujeme se okolo 30 000 Kč bez DPH, podle konkrétních specifikací a navazujících potřeb zákazníka.

Potřebujete pohlídat termíny, aniž byste otvírali tabulky?

Domluvte si vstupní konzultaci zdarma, kde zjistím, jak můžeme pomoci i vám. Podívejte se i na další realizované projekty a na to, jak přistupujeme k integraci firemních systémů.