Automaticky jsme propojili FAPI formuláře s Raynetem tak, aby se každý nový student správně propsal do kurzu i produktu

Vzdělávací byznys v B2C režimu naráží na opakující se situaci: studenti se hlásí na kurzy přes objednávkové formuláře (často i na poslední chvíli) a tým pak musí ručně zakládat záznamy v CRM, hlídat správný kurz/projekt a doplňovat produkt pro vyhodnocování.
To vede k:

• zbytečné manuální administrativě při každé registraci
• chybám v zařazení do správného kurzu/projektu
• nekompletním datům pro analýzu (co si kdo koupil, jaké kurzy se plní, co se prodává)
• stresu před startem kurzu, kdy registrace chodí i těsně před začátkem

Navrhli jsme a nasadili automatizaci v n8n, která propojuje FAPI a Raynet CRM tak, aby se každá nová registrace z formuláře automaticky propsala do CRM logiky kurzů.
Domluvili jsme jednotnou strukturu v Raynetu:

• 1 kurz = 1 projekt v Raynetu
• každý student se přidává jako samostatný obchodní případ v rámci daného projektu
• každý obchodní případ má doplněný produkt, aby šly dělat přehledy a analýzy
  Automatizace po nové registraci ve FAPI:
• ověří, jestli už existuje záznam podle e‑mailu
• pokud existuje, pouze vytvoří obchodní případ a připojí ho ke správnému projektu
• pokud neexistuje, vytvoří potřebné záznamy a následně založí obchodní případ
• doplní produkt (produkt se bere z hodnoty vyplněné na projektu, protože jeden projekt = jeden produkt)
  Použité nástroje (odkazy):
• FAPI – https://www.fapi.cz/
• Raynet CRM – https://www.raynet.cz/
• n8n – https://n8n.io/

Výsledkem je spolehlivý tok „registrace → CRM“, kde se nové objednávky automaticky:

• promítnou do správného kurzu/projektu
• založí jako samostatné obchodní případy pro každého studenta
• doplní o produkt pro následné vyhodnocování
  Součástí řešení je i ošetření chybových stavů:
• když automatizace nenajde odpovídající projekt, obchodní případ se založí i tak
• systém připraví přehled obchodních případů „bez projektu“ a odešle notifikaci (např. e‑mailem nebo přímo v Raynetu)

Chcete propojit FAPI s Raynetem stejně (nebo ještě chytřeji)?

Ozvěte se nám a navrhneme automatizaci na míru vašemu procesu a datům:
https://www.apiwave.cz/kontakt/#kontaktni-formular