Facebook Lead Ads a Raynet: leady bez duplicit díky webhooku

Klient přijde přes Facebook formulář. O pár vteřin později už má obchodník v Raynetu zmatek – jde o nový kontakt, nebo o někoho, s kým už dřív mluvil? Bez kopírování, bez druhého zápisu, bez „mám tu v CRM už tenhle e-mail, nebo ne?“

Přesně tohle řešil realitně-finanční poradce, který nás oslovil (freelancer/OSVČ pracující bez týmu), takže si nemohl dovolit ztrácet čas administrativou mezi jednotlivými schůzkami. Leady z Facebook Lead Ads chodily pravidelně, ale do Raynetu je bylo potřeba přepsat ručně. Každý nový kontakt tak znamenal stejný úkon: otevřít CRM, projít existující záznamy a ověřit, jestli tam daný e-mail nebo telefon už není. Při vyšším objemu poptávek to nevyhnutelně vedlo k duplicitám – jeden zájemce ve dvou i třech záznamech, roztříštěná historie komunikace a poradce, který neměl jistotu, že vidí celý obrázek.

V n8n jsme postavili scénář, který leady z Facebooku zpracuje sám, hned ve chvíli, kdy dorazí:

1. Příjem leadu – scénář přijme data z Facebook Lead Ads přes webhook v okamžiku, kdy zájemce odešle formulář.
2. Ověření proti Raynetu – kontakt se okamžitě vyhledá v Raynet API podle e-mailu a telefonu, aby se poznalo, jde-li o nový, nebo existující záznam.
3. Zápis do CRM – pokud kontakt v Raynetu už existuje, scénář k němu jen přidá novou aktivitu; pokud neexistuje, založí novou firmu i osobu se všemi dostupnými údaji.
4. Audit log – výsledek každého zpracování se uloží do Airtable, takže je kdykoli dohledatelné, co se s daným leadem stalo a proč.

Klíčem k přesnému párování je fuzzy vyhledávání, které pozná i mírně odlišně zapsané kontakty (překlep v e-mailu, jiný formát telefonu) – a sporné případy, kde si scénář není jistý, čekají na ruční schválení místo automatického spojení dvou různých lidí do jednoho záznamu.

Jaké technologie jsme použili?

• Facebook Lead Ads je formát reklam od Mety, který zájemcům umožňuje odeslat kontaktní formulář přímo v Facebooku nebo Instagramu, bez přechodu na web. Podobnou funkci nabízí i LinkedIn Lead Gen Forms nebo Google Lead Form Extensions.
• Raynet CRM je české CRM zaměřené na správu obchodních vztahů, kontaktů a obchodních příležitostí, se silným zázemím API pro napojení na další systémy. Konkuruje mu například Pipedrive, HubSpot CRM, Zoho CRM nebo Lean-Deals.
• n8n je open-source platforma pro automatizaci a propojování aplikací přes API, kombinující vizuální scénáře s možností doplnit vlastní kód tam, kde je potřeba víc než no-code krok. Na trhu má konkurenci v podobě Make, Zapieru nebo Microsoft Power Automate.
• Airtable je online nástroj kombinující tabulku a databázi, který jsme použili jako přehledný audit log zpracovaných leadů. Alternativou je například Google Sheets nebo Notion.

Realizace do jednoho týdne

Projekt jsme zrealizovali za týden. U podobných zakázek je klíčové od začátku přesně nastavit logiku párování: příliš přísná pravidla znamenají zbytečné duplicity, příliš volná zase riziko, že se spojí dva různí lidé do jednoho záznamu. Proto jsme fuzzy vyhledávání doladili společně s klientem na reálných datech ještě před ostrým nasazením a sporné případy nechali záměrně na ručním schválení.

Obchodník dnes vidí v Raynetu jeden čistý záznam za jednoho zájemce, s celou historií zájmu na jednom místě – a může na nový lead reagovat, aniž by nejdřív ověřoval, jestli s daným člověkem už dřív nemluvil. Ruční přepisování i s ním spojené chyby zmizely, sporné případy prochází kontrolou místo tichého duplikování, a celý proces je díky Airtable logu zpětně dohledatelný. Poradci to přineslo hlavně jedno: jistotu, že žádný lead nezapadne a žádný kontakt se v CRM nezdvojí.

Časté otázky k propojení Facebook Lead Ads a Raynet

• Jak dlouho trvá napojení Facebook Lead Ads na Raynet? V tomto případě necelý týden. U jednodušších propojení jednoho zdroje leadů a jednoho CRM je to obvyklý rozsah – přidání dalších kanálů nebo složitější logika párování termín prodlužují.
• Kolik stojí automatizace leadů s deduplikací? Záleží na počtu zdrojů leadů, míře ošetření výjimek a na tom, jak přesná má deduplikace být.
• Nehrozí, že automatika spojí dva různé lidi do jednoho záznamu? Sporné případy, kde si scénář není jistý shodou, nejdou automaticky – čekají na ruční schválení. Přesná pravidla párování navíc nastavujeme na reálných datech klienta, ne podle obecné šablony.
• Funguje řešení i s jinými zdroji leadů nebo jiným CRM? Ano. Stejný princip – příjem přes webhook, ověření proti CRM, deduplikace a audit log – propojujeme i s dalšími zdroji leadů (Google Ads, webové formuláře) a dalšími CRM systémy, například Pipedrive nebo HubSpot.

Chcete propojit Facebook Lead Ads s dalším systémem?

Tohle je jeden z několika projektů, kde propojujeme systémy pro sběr leadů s firemním CRM. Pro inspiraci se podívejte i na podobný case, kde jsme řešili import leadů z Facebooku do Raynetu pro realitní kancelář – tam šlo o tři formuláře najednou a hromadný import historických dat, zatímco tady o průběžnou webhookovou deduplikaci pro jednotlivého poradce. Podívejte se, jak jsme podobně automatizovali i přenos registrací mezi FAPI a Raynetem, nebo si prohlédněte další realizované integrace. Případně nám rovnou dejte vědět, co potřebujete propojit vy.