Automatizace faktur mezi Shoptet a Odoo

Manuální zpracování faktur mezi e-shopem a ERP systémem

Náš klient, který poskytuje účetní služby a analýzy pro e-shopy, se při správě účetnictví potýkal s časově náročným a chybovým procesem přenosu vydaných faktur z e-shopu Shoptet do ERP systému Odoo.
Každá vydaná faktura vyžadovala:

• Manuální stažení faktury ze Shoptetu ve formátu ISDOC
• Ruční nahrání do Google Workspace pro archivaci
• Následné vytvoření Customer Invoice v Odoo Accounting
• Riziko ztráty faktur nebo duplicitního zpracování
• Nedostatek přehledu o tom, které faktury již byly zpracovány
  Pro účetní tým obsługující více klientů to znamenalo hodiny monotónní práce týdně, vysoké riziko chyb a nedostatečný přehled o stavu zpracování faktur.

Automatizovaný most mezi Shoptetem, Google Drive a Odoo

Navrhli jsme plně automatizované řešení, které spojuje všechny tři systémy bez nutnosti manuálních zásahů:

Fáze 1: Automatické stahování faktur ze Shoptetu

Systém sleduje změny stavu vydaných faktur v Shoptetu a automaticky reaguje, když je faktura označena jako „odeslaná“. Alternativně pracuje v periodickém režimu a pravidelně vylistuje všechny odeslané faktury.

Fáze 2: Inteligentní ukládání na Google Drive

Faktury jsou automaticky stáženy ve formátu ISDOC a uloženy do strukturovaného systému složek na Google Workspace:

• Složka „Stažené faktury“ – čekající na zpracování
• Složka „Odeslané faktury“ – úspěšně zpracované v Odoo
  Každá faktura je zaevidována do mezidatabáze, která slouží jako kontrolní systém a zabraňuje duplicitnímu zpracování.

  Fáze 3: Automatický import do Odoo

  Druhá automatizace načítá ISDOC soubory z Google Drive a předává je do Odoo ERP systému přes existující ISDOC plugin. Po úspěšném vytvoření Customer Invoice v Odoo Accounting:

• Přesune soubor do složky „Odeslané faktury“
• Aktualizuje mezidatabázi o stav zpracování a Odoo ID
• Zajistí tak kompletní audit trail každé faktury
  

  Technologie použité v řešení

• Shoptet API pro automatické stahování faktur
• Google Drive API pro správu souborů a archivaci
• Odoo ISDOC plugin pro import faktur
• Make.com pro orchestraci celého procesu
• Mezidatabáze pro sledování stavu a ochranu proti duplicitám

Od manuální práce k plné automatizaci

Implementace přinesla našemu klientovi měřitelné výsledky:

• Výrazná úspora času – eliminace opakované manuální práce s každou fakturou
• Nulová chybovost díky automatizovanému procesu
• 100% ochrana proti duplicitám pomocí mezidatabáze
• Kompletní přehled o stavu každé faktury v reálném čase
• Audit trail všech operací pro účetní účely
• Škálovatelnost – systém zvládne jakýkoliv objem faktur bez lidského zásahu
  Klient nyní má plně transparentní systém, kde každá faktura ze Shoptetu automaticky končí jako správně zpracovaná Customer Invoice v Odoo, s kompletní dokumentací celé cesty.

Potřebujete propojit váš e-shop s ERP systémem? Automatizace fakturace šetří čas, eliminuje chyby a dává vám plnou kontrolu nad finančními toky. Rádi vám ukážeme, jak podobné řešení nasadit pro váš byznys.
👉 Napište nám na mira@apiwave.cz a domluvme si konzultaci zdarma.