Marketingová agentura se specializací na B2B kampaně čelila chaotické distribuci leadů mezi své klienty. Každý den jim přicházely stovky leadů z Facebook kampaní, které museli manuálně třídít a přiřazovat správným klientům podle složitých pravidel.
Výsledkem byly ztracené leady, chyby v přiřazování, nekonzistentní reporty pro klienty a obrovská časová náročnost. Tým trávil hodiny denně jen administrativou místo toho, aby se věnoval optimalizaci kampaní a růstu.
Navíc klienti neměli přehled o stavu svých objednávek a leadů v reálném čase, což vedlo k častým dotazům a nespokojenosti.
Řešení je ideální pro:
🎯 Marketingové agentury spravující kampaně pro více klientů současně
🏢 B2B agentury s centralizovanými kampaněmi a složitými distribučními pravidly
📊 Firmy generující stovky leadů denně z různých zdrojů
💼 Agentury potřebující transparentní reporting a fakturaci za leady
Vytvořili jsme inteligentní systém automatické distribuce leadů s těmito funkcemi:
🔄 Automatické přiřazování leadů
Systém automaticky třídí příchozí leady podle nastavených pravidel (lokace, typ produktu, počet leadů) a přiřazuje je správným klientům
📋 Správa objednávek a stavů
Každý klient má své objednávky s automatickým sledováním stavů – systém sám pozná, kdy je objednávka naplněná nebo expirovaná
📊 Přehledný dashboard v Airtable
Klienti mají přístup k agregovaným datům a přehledům bez zbytečných detailů, které by je rozptylovaly
🔗 Automatická distribuce do Google Sheets
Přiřazené leady se automaticky dostávají do specifických Google Sheets jednotlivých klientů
↩️ Zpětná synchronizace
Systém pravidelně načítá aktualizace ze Sheets klientů a synchronizuje stavy zpět do hlavní databáze
💾 Dvouúrovňová databáze
Všechny leady jsou uloženy v PostgreSQL (Supabase), zatímco Airtable zobrazuje jen agregovaná data pro lepší výkon a přehlednost
💰 Automatická fakturace
Systém sleduje naplnění objednávek a automaticky připravuje podklady pro fakturaci
Implementace přinesla:
⏰ Úsporu 15+ hodin týdně na manuální třídění leadů
🎯 100% přesnost v přiřazování leadů podle pravidel
📈 Transparentní reporting pro všechny klienty v reálném čase
💸 Automatizovanou fakturaci bez chyb v účtování
😊 Spokojené klienty díky lepšímu přehledu a rychlejší distribuci
Implementace trvala 2 týdny a výsledkem je systém, který zvládne distribuovat tisíce leadů měsíčně bez lidského zásahu.