Automatická komunikace s pacienty napojená na Google Kalendář
Mám zájem o podobné řešení
Problém, který řešíme
Zdravotnické zařízení s 3 odbornostmi a 5 lékaři používalo objednávací systém SmartMedix — a narazilo na jeho zásadní omezení: systém umí odeslat pouze jeden generický typ SMS nebo e-mailu pro celé zařízení. Při 10 různých kombinacích odborností, typů zákroků a lokací to jednoduše nestačí.
Recepce proto musela každý týden ručně procházet kalendáře, třídit pacienty podle zákroku a individuálně jim rozesílat připomínky. Dvakrát týdně — před víkendem a uprostřed týdne — opakující se rutina, která blokovala čas, který mohl být věnován pacientům.
Zároveň zařízení jako soukromá klinika potřebovalo vědět, kdo na termín skutečně dorazí. Bez potvrzení od pacienta nelze efektivně zaplnit uvolněné termíny, zejména u výkonů objednaných i několik měsíců dopředu.
Jak to řešíme
Klíčem bylo obejít SmartMedix a napojit automatizaci přímo na Google Kalendář, který zařízení aktivně používá — každá odbornost má svůj kalendář s vlastní barvou, lékaři i recepce v něm pracují denně.
Navrhli jsme systém, který každý den v 7:00 ráno automaticky:
- Načte události z Google Kalendáře na nastavené časové rozmezí dopředu
- Vytáhne kontaktní údaje pacienta (telefon, e-mail) a typ zákroku z popisu události pomocí AI (Google Gemini) — AI rozpozná údaje i při různém způsobu zápisu
- Vybere správnou šablonu zprávy z připravené tabulky podle kombinace typu zákroku a lokace (Praha, Poděbrady, Karlovy Vary)
- Odešle SMS přes GoSMS a e-mail přes napojený poštovní účet
- Označí událost jako odesláno — nebo v případě problému přidá do názvu upozornění pro recepci k ručnímu zpracování
Zprávy obsahují vše, co pacient potřebuje vědět: termín, adresu pobočky, typ zákroku a výši zálohy k úhradě. SMS zároveň vyzve pacienta k odpovědi (ANO / NE), což systém automaticky zaznamená.
Celkem je připraveno přibližně 10 variant zpráv — pro různé kombinace odborností, typů zákroků (kontrola, výkon, sklerotizace, operace) a lokací. Šablony spravuje recepce v Google Tabulce, kterou kdykoli upraví bez zásahu vývojáře.
Pro automatizaci a propojení všech systémů využíváme Make.com.
Použité nástroje:
- Google Calendar API – zdroj dat o pacientech a termínech
- Google Gemini – AI extrakce dat z volného textu v popisu události
- GoSMS – odesílání SMS pacientům
- Google Sheets – správa šablon zpráv a evidence odpovědí
- Make.com – orchestrace celé automatizace
Co tím získáte?
Recepce přestane trávit čas manuálním rozesíláním připomínek a soustředí se na péči o pacienty. Každá SMS a e-mail odejde automaticky ve správný čas, s přesným textem odpovídajícím zákroku a lokaci — bez rizika záměny.
Systém sleduje odpovědi pacientů a automaticky vytváří seznam těch, kteří nereagovali. Recepce vidí přehlednou tabulku s jménem, telefonem a stavem reakce — a může okamžitě uvolněný termín obsadit.
Provozní náklady automatizace jsou zanedbatelné: AI vyjde přibližně na 30 Kč měsíčně, SMS na 0,50–1 Kč za kus podle objemu.
Chcete automatizovat komunikaci s pacienty i ve svém zařízení?
Napište nám nebo vyplňte formulář — společně projdeme váš současný proces a navrhneme řešení na míru. Implementace standardně zabere přibližně 1 týden od finalizace podkladů.