Synchronizace mezi Shoptet a Airtable: jak dostat data o skladu k marketingu v reálném čase

E-shopy s rychloobrátkovým zbožím řeší jeden opakující se problém: kampaň běží na produkt, který je už hodiny vyprodaný. Podle vlastní analýzy platformy ShoppingIQ, postavené na datech od 500 retailerů, tímto způsobem mizí mezi 5 a 12 % rozpočtů na retailová média – podíl navíc roste v obdobích jako Black Friday, kdy jsou kliky dražší a zboží se vyprodává rychleji. Přesně tenhle scénář jsme řešili u klienta z e-commerce.

Data o dostupnosti produktů existovala – jenže v Shoptetu, ne tam, kde je marketing potřeboval. Export do Excelu se aktualizoval jednou denně, takže mezi reálným stavem skladu a tím, co viděl marketingový tým, mohlo být i několik hodin zpoždění. V praxi to znamenalo:

• kampaně propagující vyprodané položky,
• marketing závislý na dotazech na sklad namísto vlastního přehledu,
• pomalou reakci na vypnutí neefektivních reklam.

Pro firmu bez vlastního IT oddělení je to typická past: jednotlivé systémy fungují samy o sobě, ale mezi sebou si nepředávají data tak rychle, jak byznys potřebuje.

Postavili jsme integraci, která propojuje Shoptet a Airtable v obou směrech přes Make:

• Shoptet → Airtable: každá změna skladu spustí webhook, který okamžitě aktualizuje záznamy v Airtable a dopočítá KPI potřebná pro PPC rozhodování.
• Airtable → Shoptet: pokud marketing v Airtable zablokuje kusy pro promo akci, změna se propíše zpět do Shoptetu – sklad i e-shop mají vždy stejná data.

Šlo o typický případ, kdy stačí no-code nástroj a není potřeba stavět vlastní vývoj na míru. Rychlejší i levnější řešení, které si přitom zachovává plnou spolehlivost.

Technologie a alternativy

Shoptet posílá informace o změnách přes svůj webhookový systém – e-shop upozorní na událost (např. změnu skladu) během vteřin, místo aby integrace musela sklad opakovaně kontrolovat. Alternativou by bylo pravidelné stahování celého feedu (např. jednou za hodinu), ale to znamená zbytečné zatížení a stále nějaké zpoždění – přesně to, co řešení mělo odstranit.

Airtable jsme zvolili jako vizuální databázi, protože kombinuje strukturu tabulky s přehledným dashboardem, který marketing umí sám upravovat bez zásahu vývojáře. Alternativou je Google Sheets (levnější, ale slabší pro práci s většími objemy dat a automatizacemi) nebo plnohodnotné BI nástroje, které už ale bývají zbytečně komplexní pro tento rozsah úlohy.

Make.com (oficiální dokumentace webhooků) propojuje obě strany bez psaní vlastního backendu. Srovnatelnou roli by mohl hrát n8n (open-source alternativa oblíbená spíš u týmů s vlastním serverem) nebo Zapier – v tomto případě jsme zvolili Make.com pro rychlost implementace a nižší provozní náklady při daném objemu dat.

• Marketingový tým má nad Airtable živý dashboard a dostupnost produktů vidí okamžitě, bez nutnosti se ptát skladu.
• Kampaně nikdy neinzerují vyprodaný produkt.
• Nevýhodné reklamy jde vypnout v řádu minut místo hodin.

Menší detail s velkým dopadem na rozpočet – přesně to je typ automatizace, která se v praxi vrací nejrychleji: nejde o velký systém, ale o propojení dat tak, aby si je aplikace předávaly samy.

Podobné projekty od apiWave

Synchronizace skladu se Shoptetem není u nás ojedinělá – podobnou logiku jsme řešili i jinde:

• Automatizace přenosu faktur ze Shoptetu do Odoo ERP – další příklad, jak dostat data ze Shoptetu tam, kde je firma reálně potřebuje.
• Automatizace správy audiencí pro e-commerce – navazující téma: jak automaticky segmentovat a synchronizovat data do Google Ads, Meta a Zboží.cz.
• Ziskovost projektů: propojení Clockify a Airtable – ukázka, jak Airtable slouží jako živý dashboard i mimo e-commerce.

Časté otázky

Kolik stojí podobná integrace Shoptet ↔ Airtable? Cena se odvíjí od rozsahu (počet propojovaných polí, objem dat, potřeba obousměrné synchronizace) – typicky okolo 30 000 Kč bez DPH, ale může stoupnout až k 50 000 Kč bez DPH. Rádi vám ji upřesníme po krátké úvodní konzultaci.

Jak dlouho implementace trvá? U tohoto typu integrace jde v řádu dnů až týdnů, ne měsíců – díky použití no-code nástroje Make.com odpadá vývoj vlastního backendu. Náš interní vývoj je rychlý, ale spolupráce se zasekává na předávání přístupů a schvalování objemu zpracovávaných informací. Často je potřeba první uklidit, než začneme data integrovat na jinou platformu.

Funguje synchronizace i obráceně, tedy z Airtable zpět do Shoptetu? Ano, integrace je obousměrná – změna udělaná v Airtable (např. blokace kusů pro promo) se propíše zpět do skladu v Shoptetu.

Dá se stejný princip použít i pro jiný e-shopový systém než Shoptet? Ano, princip webhook → automatizace → databáze funguje i s jinými platformami (např. Shopify, WooCommerce), pokud nabízí API nebo webhooky pro sklad.

Řešíte podobný rozpor mezi skladem a marketingem, nebo jiná data, která si vaše systémy nepředávají?

V tomto projektu nešlo o velký systém, ale o přesné propojení dvou nástrojů tak, aby si data předávaly samy. Právě proto pracujeme technologicky agnosticky – tam, kde stačí no-code řešení jako Make, ho použijeme, protože je rychlejší i levnější. Tam, kde už no-code nestačí, umíme totéž postavit na míru. Rozpočet je navíc vždy odsouhlasený předem, takže víte, do čeho jdete, ještě než začneme.

Napište nám, probereme váš případ a řekneme vám na rovinu, jestli a jak dává smysl ho propojit.