Automatická kvartální fakturace reklamního plnění pro sportovní kluby

Správa reklamních smluv se sportovními kluby vypadá na papíře jednoduše — každý kvartál vystavit fakturu, poslat ji protistranám a mít přehled. V praxi to ale znamenalo manuálně procházet CRM, ověřovat, která firma z holdingu fakturu vystavuje, zadávat položky do fakturačního systému a hlídat, aby nevznikly duplicity při opakovaném zpracování.

Výsledkem bylo zbytečné administrativní zatížení, riziko chyb při přiřazování fakturující firmy a nulová zpětná vazba o tom, co bylo vystaveno a co ne.

Navrhli jsme automatizaci v Make.com, která celý proces převzala a zvládne ho bez lidského zásahu. Scénář se spouští automaticky jednou za kvartál a projde celou dávkou od načtení dat až po souhrnný report.

Jak to funguje krok po kroku:

• Trigger – scénář se spustí automaticky podle plánovače v Make jednou za kvartál (nebo manuálně dle potřeby)
• Načtení klubů z Raynetu – vytáhnou se všechny aktivní organizace s příznakem „reklamní plnění aktivní“
• Určení fakturující firmy – na základě pravidla v Raynetu se rozhodne, která z firem holdingu danou fakturu vystavuje
• Kontrola duplicity – scénář ověří, zda pro daný klub a kvartál faktura ve Wflow již neexistuje, a předejde tak dvojímu vystavení
• Vytvoření dokladu ve Wflow – faktura vznikne automaticky se správným typem dokladu, vazbou na organizaci, položkami reklamního plnění, DPH, DUZP, datem splatnosti a variabilním symbolem
• Zpětný zápis do Raynetu – ID vytvořené faktury se zapíše zpět na kartu klubu pro snadnou dohledatelnost
• Ošetření chyb – kluby s chybějícími povinnými údaji (IČO, email, částka) jsou automaticky přeskočeny a označeny jako chybné
• Souhrnný report – po doběhu celé dávky odejde interní zpráva s přehledem: kolik faktur vzniklo, kolik selhalo a z jakého důvodu

Kvartální fakturace reklamního plnění probíhá plně automaticky — bez manuálního zadávání, bez rizika duplicit a s jasným přehledem o každém běhu. Tým se nemusí starat o to, která firma fakturuje, ani kontrolovat, jestli na nějaký klub nezapomněl. Všechna data jsou konzistentně propojená mezi Raynetem a Wflow, a každá odchylka se okamžitě hlásí.

Automatizujte svou fakturaci a reporting

Ať fakturujete desítkám nebo stovkám protistran, dokážeme navrhnout řešení na míru vašim systémům a pravidlům. Napište nám — první konzultace je zdarma.