Automatizované těžení dat z obchodních nabídek pro marketingovou agenturu

U klienta se obchodní nabídky a objednávky zpracovávaly ručně. Každý člen týmu musel dokumenty projít, najít klíčová data a přepsat je do interních systémů.

To způsobovalo:

• zbytečné hodinové ztráty na administrativě
• vyšší riziko chyb při přepisování
• zpomalení navazujících aktivit (CRM, reporting, kampaně)

Největší zásek ale byl jinde: agentura měla silně proklientský, ad‑hoc přístup. Každá objednávka byla trochu jiná a dlouhodobě se ukazovalo, že „klasická automatizace“ naráží na to, že neexistuje jednotná struktura.

Nasadili jsme AI asistentku postavenou nad OpenAI, kterou jsme nakonfigurovali tak, aby:

• uměla vytěžit (extrahovat) klíčová data i z různorodých formátů nabídek/objednávek,
• rozpoznala kontext (co je klient, částka, služba, termín, poznámky),
• a následně data automaticky poslala tam, kde s nimi tým dál pracuje.

Použité nástroje a integrace:

• OpenAI – inteligentní extrakce a normalizace dat z dokumentů
• Google Sheets – interní přehledy, zpracování, kontrolní tabulky
• HubSpot – zápis do CRM a návazné marketingové aktivity
• Implementačně se to typicky propojuje přes automatizační platformu typu Make.com.

Po nasazení řešení klient získal:

• Úsporu času: tým přestal dělat manuální přepis napříč objednávkami
• Flexibilitu: AI zvládá ad‑hoc formáty bez požadavku na rigidní šablony
• Nízké náklady: nasazení vyšlo „za pakatel“ oproti tradičním přístupům
• Vyšší přesnost: méně chyb způsobených lidským faktorem
• Zachování proklientského přístupu: firma nemusela měnit styl objednávek ani komunikace

Chcete si ověřit, jestli to půjde i u vás?

Pošlete nám 3–5 anonymizovaných nabídek/objednávek a my vám řekneme:

• co z nich umíme spolehlivě vytěžit,
• kam to napojit (HubSpot, Pipedrive, Raynet, Sheets…),
• a jak rychle to umíme nasadit.

Domluvte si nezávaznou konzultaci a společně najdeme způsob, jak zautomatizovat vaše obchodní a marketingové procesy.