AI fakturační systém: Automatizace účetnictví a inteligentní párování plateb

Firma se potýkala s neudržitelnou situací v oblasti správy příchozích faktur a účtenek. Dokumenty proudily z různých směrů – e-mailem, přes Google Drive, někdy jen jako fotky z telefonu. Nikdo nevěděl, která faktura už je zaplacená a která čeká na schválení.

Každý dokument musel být ručně přepsán do systému, což zabralo spoustu času a pravidelně docházelo k překlepům v částkách nebo číslech účtů. Schvalování plateb probíhalo přes e-maily a messenger, což často končilo nejasnostmi a zpožděnými úhradami. Přehled o tom, kolik firma vlastně utrácí, prakticky neexistoval.

Firma potřebovala centralizovat všechny faktury, eliminovat ruční přepisování a automatizovat celý proces od příjmu faktury až po párování platby.

Vytvořili jsme inteligetní systém s AI extrakcí dat a automatickým párováním pro správu faktur. Kompletní systém využívá platformu Airtable s využitím umělé inteligence pro zpracování dokumentů. Systém propojuje všechny komunikační kanály a automatizuje opakující se úkony pomocí Make.com.

• AI extrakce dat z dokumentů: Systém automaticky vytěžuje z každé faktury nebo účtenky klíčové informace – číslo faktury, datum splatnosti, částku, variabilní symbol, číslo účtu dodavatele. Funguje bez ohledu na formát dokumentu nebo jeho kvalitu.
• Centralizovaná databáze v Airtable: Všechny dokumenty se ukládají na jedno místo, kde je okamžitě vidět jejich stav – čeká na schválení, schváleno, odesláno do banky, zaplaceno. Každý má přehled o všech fakturách v reálném čase.
• Automatizovaný schvalovací workflow: Jakmile faktura dorazí, systém ji automaticky přiřadí odpovědné osobě ke schválení. Notifikace chodí přes e-mail nebo Slack, schválení proběhne jedním kliknutím přímo z notifikace.
• Příprava plateb pro banku: Schválené faktury se automaticky připraví k úhradě – vygeneruje se platební příkaz s přednastavenou částkou, číslem účtu a variabilním symbolem. Data lze vyexportovat ve formátu pro bankovní aplikace nebo nahrát přes API.
• Inteligentní párování plateb: Systém pravidelně stahuje seznam odchozích plateb z banky a automaticky je páruje s fakturami v databázi podle variabilního symbolu nebo částky. Pokud pro nějakou platbu chybí dokument, pošle automatickou notifikaci přes SMS, WhatsApp nebo Telegram. Stačí odpovědět fotkou účtenky a systém ji automaticky zpracuje a spáruje.
• Dávkové zpracování plateb: Místo odesílání každé faktury zvlášť lze platby zpracovávat v dávkách – jednou denně nebo týdně. To výrazně šetří čas a zjednodušuje administrativu.

Implementace systému přinesla firmě zásadní zlepšení v oblasti správy výdajů. Všechny faktury se nyní zpracovávají automaticky bez nutnosti ručního přepisování, čímž se eliminovaly chyby v datech. Firma získala kompletní přehled o všech výdajích a může efektivně analyzovat, kam směřují peníze. Schvalovací proces je transparentní a rychlý – každý vidí, v jaké fázi se která faktura nachází. Díky automatickému párování plateb s dokumenty žádná faktura nezůstane „ztracená“ a firma má vždy k dispozici podklady pro účetnictví. Systém také zajistil, že žádná faktura není zaplacena opožděně, což zlepšilo vztahy s dodavateli.

Chcete zautomatizovat správu faktur ve vaší firmě?

Pokud vás unavuje chaos v příchozích fakturách, ruční přepisování nebo hledání chybějících účtenek, rádi vám pomůžeme. Vytvoříme řešení přesně na míru vašim procesům a propojíme jej s vašimi stávajícími nástroji. Domluvte si konzultaci a ukážeme vám, jak může vypadat automatizované účetnictví ve vaší firmě.