Fitwithdom je dynamicky rostoucí fitness projekt, který se specializuje na osobní tréninky a tvorbu individuálních jídelníčků na míru. S rostoucím zájmem o jeho služby však narůstala i administrativní zátěž, která odváděla pozornost od hlavní činnosti – péče o klienty. Klient hledal efektivní řešení pro automatizaci administrativních procesů, aby se mohl soustředit na to, co ho baví a naplňuje. Klíčovým požadavkem bylo zavedení vhodného CRM systému pro řízení byznysu a jeho napojení na další aplikace, které klient využívá.
Hlavním problémem bylo zahlcení administrativou kvůli rostoucímu počtu klientů. Tento stav vedl k neefektivnímu využití času a potenciálnímu snížení kvality služeb. Mezi hlavní výzvy patřily:
Fakturace – manuální správa faktur byla časově náročná a nepřehledná.
Odesílání jídelníčků – klienti potřebovali pravidelné aktualizace, což znamenalo opakovanou administrativní práci.
Onboarding nových klientů – zpracování vstupních informací vyžadovalo manuální zadávání a kontrolu.
Společně s Fitwithdomem jsme implementovali automatizační procesy, které významně snížily administrativní zátěž:
Automatizovaná fakturace – napojení na aplikaci iDoklad, později převedeno na Fakturoid, umožnilo automatické vystavování faktur a přehledné sledování vyfakturovaných úkonů. Samozřejmostí je kontrola čistoty databází v obou aplikacích, takže se při přenášení dat vždy kontroluje, zda daná osoba či firma již není vytvořena v druhé aplikaci.
Digitalizace správy jídelníčků – systém nyní automaticky vytváří složky na Google Disku pro každého klienta a každý týden generuje informační e-mail s novým jídelníčkem.
Efektivnější onboarding – vstupní formulář byl propojen s databází, což umožnilo rychlejší zpracování nových klientů. I přes relativně pokročilý formulář nyní klient nemusí nic manuálně zapisovat do CRM a stačí vyplnění formuláře.
Personalizovaná péče o klienty – vytvořena automatizace, která každý kontroluje zda klienti FitWithDom mají narozeniny či svátek. Pokud ano je odeslán personifikován email bez nutnosti lidského zásahu.
Zautomatizování práce v CRM – díky optimalizaci pracovních postupů se Fitwithdom mohl více soustředit na samotný tréninkový proces a rozvoj svého podnikání. Na základě pracovních postupů, které klient vysledoval, jsme vytvořili několik automatizačních scénářů, které bez nutnosti lidské vstupu přesouvají a aktualizují data v CRM.
Propojení s fakturačním systém zjednodušilo fakturaci a přenesení dat ze CRM systému i do něj.
I přes existence mnoha automatizací klient stále může ručně zasáhnout do procesu a upravit v případě potřeby a náhlé změny u svých zákazníků.
Propojení CRM se všemi aplikacemi, se kterými klient pracuje, vedlo k tomu, že svoji administrativní práci řeší pouze v CRM a nemusí navštěvovat jiné aplikace, které jsou řízeny vstupy ze CRM.
Díky implementovaným řešením se administrativní zátěž klienta výrazně snížila. Fakturace je plně automatizovaná, jídelníčky jsou snadno dostupné na Google Disku a onboarding klientů je efektivnější než kdy dříve. Výsledkem je významná úspora času a možnost soustředit se na expanzi byznysu.
Po úspěšné automatizaci klíčových procesů se Fitwithdom nyní zaměřuje na další expanzi. V plánu je spuštění nového e-shopu a práce na plně automatizované generaci jídelníčků na míru dle interní databáze. Tyto inovace posunou Fitwithdom na novou úroveň efektivity a umožní další růst podnikání.