Automatizace reportingu a propojení CRM pro HR marketingovou agenturu

Neudržitelný systém a ztráta času manuální správou dat

HR marketingová agentura měla svůj systém postavený na platformě Tabidoo, která se postupem času ukázala jako neudržitelná. Procesy byly pomalé, obtížně škálovatelné a manuální správa dat přinášela chyby a ztrátu času.

Klíčové výzvy, kterým agentura čelila:

• Neefektivní reporting výkonu kampaní a dodaných kontaktů
• Chybějící přehled o firemních financích v reálném čase
• Manuální přenášení dat mezi systémy vedoucí k chybám
• Obtížná škálovatelnost platformy Tabidoo pro rostoucí potřeby
• Nedostatek komplexních statistik pro jednotlivé klienty

Namísto Tabidoo jsme vytvořili vlastní systém, který je flexibilní, propojený s bankovními daty a automaticky přebírá informace z CRM systému. Projekt byl veden agilně, což nám umožnilo rychle reagovat na nové požadavky a dynamicky upravovat systém podle toho, jak ho agentura začala využívat.

Klíčové funkcionality řešení

• Automatické napojení CRM systému: Jakmile je podepsána smlouva s novým klientem, všechny důležité údaje se automaticky přenesou do reportovacího systému. Eliminuje to manuální přepisování a zajišťuje konzistenci dat.
• Integrace s bankovními daty: Systém sleduje firemní finance v reálném čase a poskytuje okamžitý přehled o cash flow a platbách od klientů.
• Automatizované statistiky a reporting: Přehledný reporting o výkonu kampaní a dodaných kontaktech pro jednotlivé klienty je k dispozici kdykoliv bez manuální přípravy.
• Škálovatelná architektura: Systém je navržen tak, aby rostl společně s firmou a bylo možné snadno přidávat nové funkcionality podle aktuálních potřeb.

Použité technologie a nástroje

• Vlastní vývoj (custom code)
• API integrace s CRM systémem
• Bankovní API pro finanční data
• Použité nástroje pro automatizaci procesů:
  • Make.com – platforma pro automatizaci a integraci aplikací
  • N8N – open-source alternativa pro workflow automatizaci

Agentura získala efektivní systém, který roste společně s firmou, plně odpovídá jejím aktuálním potřebám a je škálovatelný do budoucna. Díky napojení na CRM se minimalizovala manuální práce, reporty jsou k dispozici okamžitě a celý proces funguje efektivně.

Konkrétní přínosy

• Eliminace manuálního přepisování dat mezi systémy
• Reporting v reálném čase bez zdlouhavé přípravy
• Přehled o financích přímo v systému bez nutnosti kontrolovat bankovní účet
• Škálovatelnost – systém roste společně s firmou
• Neustálý vývoj – průběžně přidáváme nové funkcionality podle aktuálních potřeb

Díky agilnímu přístupu systém neustále roste a přizpůsobuje se měnícím se potřebám agentury. To zajišťuje dlouhodobou udržitelnost řešení a maximální návratnost investice.

Hledáte podobné řešení pro vaši agenturu?

Pokud vaše firma čelí podobným výzvám s neefektivními systémy, manuální správou dat nebo nedostatečným reportingem, rádi vám pomůžeme najít řešení na míru.

Domluvte si nezávaznou konzultaci a společně najdeme způsob, jak zautomatizovat vaše procesy a ušetřit čas i náklady.