Automatický přepis schůzek do CRM

Problém, který jsme řešili

Jako tým, který denně vede desítky konzultací s klienty, jsme čelili problému, který zná každý, kdo prodává služby v B2B. Po každé schůzce jsme trávili 15 minut ukládáním poznámek a dalších 15 minut hledáním a zapisováním detailů do našeho CRM systému.

Výsledkem byly nekonzistentní data v CRM, zapomínání na důležité detaily ze schůzek a celkově neefektivní follow-up s klienty. Věděli jsme, že pokud chceme růst a zvládnout více projektů, musíme tento proces automatizovat.

Jak jsme to vyřešili

Rozhodli jsme se otestovat řešení nejdříve na sobě. Po důkladném testování 8 různých nástrojů (včetně tl;dv, Fireflies, Bluedot, Notta) jsme vybrali Circleback, který nejlépe zvládá přepis a analýzu schůzek v češtině.

Vytvořili jsme automatizaci, která:

  • Automaticky nahrává a přepisuje všechny online schůzky
  • Vytváří záznam schůzky v Pipedrive CRM ihned po jejím skončení
  • Páruje účastníky podle e-mailových adres s existujícími kontakty
  • Napojuje schůzku na správný obchodní případ v CRM
  • Extrahuje klíčové informace a action items ze schůzky

Výsledky, které jsme dosáhli

Implementace nám přinesla:

  • Úsporu 30 minut na každou schůzku
  • Lepší follow-up díky automaticky zachyceným detailům
  • Žádné ztracené informace ze schůzek
  • Konzistentní data v CRM systému
  • Možnost se plně soustředit na klienta místo psaní poznámek

Technologie, které využíváme

Řešení je flexibilní a můžeme implementovat různé nástroje podle potřeb klienta:

  • Circleback (náš favorit pro českou lokalizaci)
  • Fireflies.ai, tl;dv nebo další nástroje dle preferencí
  • Integrace s Pipedrive, HubSpot, Salesforce a dalšími CRM systémy
  • Automatizace přes Make/Zapier pro propojení všech systémů

Pro koho je toto řešení ideální

Tuto automatizaci nyní nabízíme klientům, především:

  • Sales týmům, kteří vedou desítky schůzek týdně
  • Marketingovým agenturám konzultujícím s klienty
  • Konzultačním firmám a všem v B2B, kdo potřebuje od klientů detailní informace

Implementace trvá přibližně týden a výsledkem je systém, který vám ušetří hodiny práce každý týden a zajistí, že už nikdy neztratíte důležité informace ze schůzek.