AI fakturační systém

Klientův problém

Klient se potýkal s chaotickou správou příchozích faktur a účtenek. Dokumenty přicházely různými kanály (e-mail, Google Disk), jejich ruční zpracování bylo časově náročné a často docházelo k chybám při přepisování údajů. Schvalování plateb probíhalo neefektivně, což vedlo k opožděným úhradám a ztrátě přehledu o firemních výdajích.

Hlavní problémy:

  • Faktury a účtenky se hromadily v různých složkách a e-mailech
  • Ruční přepisování údajů z dokumentů do systémů bylo náchylné k chybám
  • Chyběl centrální přehled o všech příchozích fakturách
  • Schvalování a odesílání plateb vyžadovalo opakovanou manuální práci
  • Neexistoval efektivní způsob párování plateb s dokumenty

Návrh řešení

Vytvořili jsme systém pro automatizovanou správu faktur a účtenek postavený na platformě Airtable s využitím AI technologií. Systém automaticky zpracovává všechny příchozí dokumenty bez ohledu na to, zda přijdou e-mailem nebo jsou nahrány na Google Disk.

Klíčové funkcionality:

  • AI extrakce dat – automatické vytěžení všech důležitých informací z faktur a účtenek
  • Centralizovaná databáze – všechny dokumenty se automaticky ukládají jako řádky v Airtable
  • Schvalovací proces – jednoduchý workflow pro schválení plateb
  • Automatické nahrávání do banky – schválené platby se automaticky připravují k odeslání
  • Párování plateb – automatické propojení odchozích plateb s dokumenty

Zajímavosti projektu

Inteligentní „buzerování“ – systém pravidelně stahuje všechny platby z banky a automaticky je páruje k dokumentům. Pokud pro nějakou platbu chybí dokument, automatizace pošle klientovi notifikaci přes SMS, WhatsApp nebo Telegram. Stačí odpovědět odesláním účtenky nebo faktury a celý proces se automaticky dokončí.

Flexibilní integrace – systém funguje s různými zdroji dokumentů (e-mail, Google Disk) a podporuje různé komunikační kanály pro notifikace.

Batch processing – možnost zpracovávat platby v dávkách (denně nebo týdně), což výrazně zefektivňuje administrativu.

Finální řešení

Klient získal plně automatizovaný systém, který mu ušetřil hodiny manuální práce týdně. Všechny faktury a účtenky se nyní automaticky zpracovávají, schvalují a připravují k platbě. Díky centralizované databázi má firma přehled o všech výdajích a může efektivně analyzovat, kde utrácí peníze. Systém také eliminoval chyby při přepisování údajů a zajistil, že žádná faktura nezůstane nezpracovaná.